人員自動化的5大步驟：打造「自動當責」團隊，讓你不再需要天天當“保姆”！

當我的客戶聽到「可以促進人員自動化」時，沒有一個人不想要的，如果可以讓自己手邊的人員能自行運作，自己將能釋放出更多的時間與心力，不論是思考第二成長曲線、或是將焦點放置在未來規劃，既使是有時間讓自己走到茶水間泡杯咖啡都很好。

但是所有人聽到自動化運作後的第二個反應都是「我很想要，但是怎麼做？」

創造人員自動化所需要的條件有許多，譬如：當責、認知邊界擴張、企業文化塑造.....等等之類。

但所有這一切並不會自然發生，因為每個人員有自己的職掌範圍，有自己原始的運作模式，不會有完美的人出現在自己的團隊內，身為領導者，不論你在哪一個位階上，促使人員能有自動化運作的能力，便是在快速變化的世界裡，必備的領導能力。

人員自動化的前提是：以人為本、以終為始。

❇️在教練學的世界裡，這兩點幾乎貫穿所有的一切，唯有讓自己重視眼前這群人，才有機會找到對方能被驅動的模式，並確保人員們擁有一致想要的目標，並基於這份渴望的目標作為起點，讓自己為自己設定能完成目標的計畫。

人員自動化的五大步驟

所以，在這兒提供五個步驟，協助領導者們能在各種情景之下，能快速且不費力的支持團隊。

人員自動化步驟一：確立目標與價值

確立當下人員想要創造的目標與價值為何。
「目標」如果只有公司給予的要求，人員被動接受，這是「任務」，無法催生出有效的動力與價值，人員當責能力自然較低。

所以目標的設定，該有兩個部分：

• 有一部分是來自於公司給的要求目標，(年度目標，又或者是任何時刻被賦予的任務)
• 另外一部分是來自於在完成公司給的目標的過程中，人員可以同時獲得(或想要)的價值是甚麼。

企業做目標設定時，企業端的設定都不是最難的，但是被賦予任務的人員想要對此目標產生擁有感，則需要協助他的個人價值能與公司目標產生連結。

所以，如果你希望創造目標與價值之間的連結，下列這些提問可以參考：

• 「在我們共同完成這個目標的過程中，你會想獲得的是甚麼？」
• 「你會想要透過運作的過程，提升自己的哪一項個人價值？」
• 「公司的目標和你的核心價值觀是如何連結在一起的？」

你不會有任何答案，因為答案在對方身上，只需要做提問，讓對方自然產生答案，他就能自己產生與公司目標之間的連結。

人員自動化步驟二：盤點現況

協助人員確認現在所擁有的各種資源，以及所需要補上的資源。

深陷於問題裡的人們，許多時候是因為他無法掙脫漩渦，用高一些的視野看到事情的全貌。協助人員做現況的盤點，便能協助人員看清當下的環境，清晰就會帶來驅動的力量，也會降低各種恐懼與障礙。
但，你的視角不是他的視角，所以答案在他的身上，你只需要提問。

• 「你現在所面對的狀況是如何？」
• 「在這個事件中，有哪些人（事、物）牽涉在內」
• 「你已知的障礙點(或突破點)是甚麼？」
• 「有哪些地方需要改變才能支持你設定的目標？」

這類的提問，可以讓對方跳脫出自己的位置，擁有一個較寬的 #非凡視角（或是有人會稱為上帝視角）來回看現況，那感覺就像是陷落迷宮裡的人、居然到了空中看到整個迷宮的狀態，並進而可以協助自己找出方向、順利脫困一般，是十分有力量的。

然後，協助他具體思考出所需要的資源，
「你的團隊目前是否擁有實現這些目標所需的資源和能力？哪一些是可以使用的？還缺乏什麼？」，必要的時候可以排列先後順序、或是重要性。

所有的一切都是他自己說出的，答案是自己的，方案是自己的，運作的意願會高許多。

人員自動化步驟三：觀察模式

人員的各種運作過程中，會在各處透露出他的固定運作模式、他的喜好、他的思維邏輯、他對事情的排序，如果是觀察整個團隊，可以找出整個團隊的模樣、他們互動之間的習慣，他們之間的人際關係狀態，等等之類.......，這些都是身為領導者在領導人員時非常重要的資訊來源，所以一旦領導者與自己的人員過於疏離，或是過度埋於處理事情裡，是看不到這些模式的。

所以，提升自己的觀察能力，我們可以向自己提出這樣的提問：

• 「我在員工的日常行為中，有沒有注意到一些固定的模式或反應？這些行為反映了什麼樣的需求或價值觀？」
• 「在遇到挑戰或壓力時，哪些員工能夠快速適應和應對？哪些員工表現出退縮或不安？這些模式對團隊的整體影響是什麼？」
• 「我的員工之間在合作中是否有明顯的互動模式？這些互動模式是否有助於提升整體的工作效率與氣氛？」

讓自己維持在團隊的外圍，去觀察，並找出可用的資訊，以宏觀的角度觀看一個人、甚至整個團隊。不參雜個人主觀或是喜好，而是客觀中立的觀察對方的模式，我們有機會發現可驅動他的動力來源，也有機會發現對方自動化逃避的情景，我們須善用這些資訊。

人員自動化步驟四：追蹤總結

令自己成為追蹤者，給予自己與員工之間有適當的空間，讓員工能發揮所長，而自己則負責追蹤與協助對方總結，並將時間放置在非自己運作不可的首要任務上。

領導者需要有較多的時間在協助整個公司向前推進，如果是管理職，則更多的是在協助整個部門落實執行計畫來達成目標。不管是誰，都無法涉入每個階段、每個步驟，也不應該涉入，因為過了頭，就會成為「微管理」，會讓所有人動彈不得，無法施展所長。

所以，將任務發出給所有人之後，運用上述的三個步驟來協助對方確立方向與做法之後，接下來只需要讓人員定期回報來做追蹤。

所以，我們可以在人員運作告一段落，可以向他提出的提問是：

• 「你目前達到的進展如何？是否符合你設定的時程表？」
• 「有哪些部分是你進行之前沒有想過的新發現？」
• 「你現在有什麼想法能優化接下來的運作？你有什麼需要調整的策略或做法？」
• 「在這過程中，你覺得你運作的良好的是哪些部分？有哪些部份需要調整？」

然後，我們就可以推進下一步了。

人員自動化步驟五：設定下一步

在教練的世界裡，「永遠都有下一步」。
挫折的部分，排除障礙，持續下一步，
良好的部分，思考優化或新啟發，推進下一步。
總之，我們不會停在原地，我們能持續推動人員越來越好，並且有機會能突破自己原本預設的目標。
這時候，我們可以提出的提問是：

• 「你認為接下來最重要的一步是什麼？如何確保這一步走得穩定且有效益？」
• 「如果有機會超過預設目標的話，你認為調整些甚麼(或獲得些甚麼)就能突破？」，
• 「如果有了突破，你覺得這個結果反映著你的甚麼價值？」

當然，這裡的提問都只是舉例，最終還是需要符合當下情境來調整適當的語言，不能複製貼上。
這些提問，每一項都讓人員向自己內在探詢，在這過程中，他不知不覺的就能塑造更有能量與價值的自己，他也能更了解自己可以如何領導自己。

一個全員能自我領導的團隊，才能實現人員自動化運作。

而起步，就是身為領導者的我們，先做好自我領導，先立好自己的位置，人只能被領導，無法被管理，人可以被發揮，只要我們停止過度插手。